Small Business Server / Exchange oder Cloud

Jeder kommuniziert┬ámit┬áE-Mail, die entweder auf┬áeinem Small Business Server mit MS-Exchange Server,┬áin der Cloud oder auf dem heimischen PC liegen. Welche M├Âglichkeiten es f├╝r┬áUnternehmen,┬á Vereine, oder Organisationen gibt,┬ádie Mails sicher aufzubewahren und zur Verf├╝gung zu stellen, wollen wir in diesem Artikel beleuchten.

Exchange in der Cloud

Exchange in der Cloud?

Kein Small Business Server mehr

Microsoft hat den Verkauf des Small Business Server eingestellt. Wirklich schade! ├ťber 80% unserer Kunden mit 5 bis 70 Mitarbeitern setzen diese Variante auf ihren Servern ein.
Die Gr├╝nde daf├╝r:

  • Der Small Business Server enth├Ąlt nat├╝rlich das Serverbetriebssystem selber, mit dem man unter anderem einfach User und Gruppen anlegen kann, um dann auf den Datenordnern unterschiedliche Rechte vergeben zu k├Ânnen.
  • Er enth├Ąlt den Exchange-Server, der die Outlookdaten beherbergt. Damit kann man sich z.B. gegenseitig Aufgaben schicken oder seinen Kalender f├╝r andere Mitarbeiter frei geben.
  • Die Kosten f├╝r die Lizenz waren deutlich g├╝nstiger als wenn man nur eine MS-Server Lizenz kaufte.

Was nun? Bei vielen unserer Kunden steht ein Austausch des Servers und auch der Serversoftware an. Dies hat bei den meisten zwei Gr├╝nde:

  1. Die Serverhardware ist in die Jahre gekommen. Bei Ger├Ąten die ├Ąlter als 4 oder 5 Jahre sind steigt das Risiko, dass sie wegen Hardwaredefekten ausf├Ąllt, nat├╝rlich stark an.
  2. Microsoft hat den Support f├╝r MS-Exchange Server 2003 (wie auch f├╝r Windows XP) im April 2014 eingestellt. Das hei├čt, neu gefundene Sicherheitsl├╝cken in der Software werden nicht mehr von Microsoft durch Sicherheitsupdates behoben.

Was kann man nun tun? Was gibt es f├╝r Alternativen?

Exchange auf dem eigenen Server

Man kann die Serverprodukte Windows Server und Exchange-Server nat├╝rlich einzeln kaufen. Das ist aber deutlich teurer (das zwei bis dreifache) als die Small Business Server Lizenzen gekostet haben. Wir haben mal in unseren alten Angeboten und Rechnungen recherchiert, wie sich die Kosten in den letzten 10 Jahren entwickelt haben. In der folgenden Grafik ist die Kostenentwicklung nur f├╝r die Software f├╝r eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern (MA) aufgef├╝hrt. Da es den SBS (Small Business Server) nicht mehr gibt, habe ich f├╝r das Jahr 2014 die Lizenzkosten f├╝r die Einzelprodukte MS-Server und Exchange berechnet.

 

Kostenentwicklung Lizenzen Small Business Server bis 2013. F├╝r 2014 die Lizenzkosten der Einzelprodukte MS-Server und MS-Exchange.

Kostenentwicklung Lizenzen Small Business Server bis 2013. F├╝r 2014 sind die Lizenzkosten der Einzelprodukte MS-Server und MS-Exchange berechnet.

Exchange in der Cloud

Eine andere Idee ist, den Server mit den eigenen Dokumenten und Daten im eigenen B├╝ro zu lassen, und den Exchange Server in einem Rechenzentrum in der „Cloud“ zu mieten.

Vorteile:

  • Grundkonfiguration, Wartung und Pflege des Exchange-Server sind im Preis enthalten.
  • Der Zugriff vom Smartphone oder anderen Mobilen Ger├Ąten wie Blackberry oder iPad ist auf einem Server in der Cloud deutlich einfacher.
  • Die Verf├╝gbarkeit ist in der Regel deutlich h├Âher, da Server und Leitungen mehrfach redundant vorhanden sind und bei einem defekt oder bei Problemen schnell auf einen anderen Server umgeschaltet werden kann.

Nachteile:

  • ├ťber die durchschnittliche Lebensdauer eines Server (ca. 5 Jahre) sind die Kosten f├╝r die Miete des Cloud-Dienstes deutlich h├Âher als beim Kauf der Lizenz (siehe Grafik).
  • Das Backup der Outlook-Daten wir nur f├╝r einen sehr begrenzten Zeitraum im Rechenzentrum aufbewahrt.
  • Es sollte gepr├╝ft werden, wo das Rechenzentrum liegt und in welchem Land der Cloud-Anbieter seinen Sitz hat. Davon h├Ąngen die geltenden Datenschutzrichtlinien ab. (Siehe dazu auch die Artikel von heise-online und Wikipedia)

 

Vergleich der Lizenzkosten f├╝r MS-Server und MS-Exchange / Mietkosten f├╝r die Cloud f├╝r 5 Jahre. Exchange im Haus oder in der Cloud.

Vergleich der Lizenzkosten f├╝r MS-Server und MS-Exchange / Mietkosten f├╝r die Cloud f├╝r 5 Jahre. Exchange im Haus oder in der Cloud.

Andere Alternativen

Es gibt nat├╝rlich noch andere Hersteller, die L├Âsungen f├╝r eine gemeinsame Nutzung von Outlook anbieten. Ein Produkt, dass einige unserer Kunden einsetzen nennt sich Public ShareFolder. Das Prinzip ist ein anderes als beim Exchange-Server. Hierbei wird eine Outlook-Datei (Outlook.pst) f├╝r den Zugriff im Netzwerk frei gegeben. Das hei├čt, dass zus├Ątzlich zum eignen Outlook-Postfach auf allen Arbeitspl├Ątzen noch ein zus├Ątzliches „B├╝ro-Postfach“ zur Verf├╝gung steht. Hier k├Ânnen alle Mitarbeiter das selbe E-Mail-Postfach, die selben Kontakte und den selben Kalender bearbeiten.

Fazit

E-Mail wird f├╝r kleine- und mittelst├Ąndische Unternehmen teurer. Aber es er├Âffnen sich auch neue, mobile M├Âglichkeiten. Bevor man sich f├╝r eine L├Âsung entscheidet, sollte man genau schauen, welche Funktionen ben├Âtigt werden, wie der Datenschutz sichergestellt werden kann und wie hoch die Kosten der Variante liegen. Hierbei sind wir mit unserem Know-how und unserer Erfahrung gerne behilflich.

Sollte Ihnen auffallen, dass sich ein Fehler in unsere Beschreibungen geschlichen hat, w├╝rden wir uns ├╝ber eine kurze Nachricht freuen.

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Autor: Michael R├Âhrig

Diese Infos sind vom 07.10.2014.