Jeder kommuniziert mit E-Mail, die entweder auf einem Small Business Server mit MS-Exchange Server, in der Cloud oder auf dem heimischen PC liegen. Welche Möglichkeiten es für Unternehmen, Vereine, oder Organisationen gibt, die Mails sicher aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen, wollen wir in diesem Artikel beleuchten.
Exchange in der Cloud?
Kein Small Business Server mehr
Microsoft hat den Verkauf des Small Business Server eingestellt. Wirklich schade! Ãœber 80% unserer Kunden mit 5 bis 70 Mitarbeitern setzen diese Variante auf ihren Servern ein.
Die Gründe dafür:
- Der Small Business Server enthält natürlich das Serverbetriebssystem selber, mit dem man unter anderem einfach User und Gruppen anlegen kann, um dann auf den Datenordnern unterschiedliche Rechte vergeben zu können.
- Er enthält den Exchange-Server, der die Outlookdaten beherbergt. Damit kann man sich z.B. gegenseitig Aufgaben schicken oder seinen Kalender für andere Mitarbeiter frei geben.
- Die Kosten für die Lizenz waren deutlich günstiger als wenn man nur eine MS-Server Lizenz kaufte.
Was nun? Bei vielen unserer Kunden steht ein Austausch des Servers und auch der Serversoftware an. Dies hat bei den meisten zwei Gründe:
- Die Serverhardware ist in die Jahre gekommen. Bei Geräten die älter als 4 oder 5 Jahre sind steigt das Risiko, dass sie wegen Hardwaredefekten ausfällt, natürlich stark an.
- Microsoft hat den Support für MS-Exchange Server 2003 (wie auch für Windows XP) im April 2014 eingestellt. Das heißt, neu gefundene Sicherheitslücken in der Software werden nicht mehr von Microsoft durch Sicherheitsupdates behoben.
Was kann man nun tun? Was gibt es für Alternativen?
Exchange auf dem eigenen Server
Man kann die Serverprodukte Windows Server und Exchange-Server natürlich einzeln kaufen. Das ist aber deutlich teurer (das zwei bis dreifache) als die Small Business Server Lizenzen gekostet haben. Wir haben mal in unseren alten Angeboten und Rechnungen recherchiert, wie sich die Kosten in den letzten 10 Jahren entwickelt haben. In der folgenden Grafik ist die Kostenentwicklung nur für die Software für eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern (MA) aufgeführt. Da es den SBS (Small Business Server) nicht mehr gibt, habe ich für das Jahr 2014 die Lizenzkosten für die Einzelprodukte MS-Server und Exchange berechnet.
Kostenentwicklung Lizenzen Small Business Server bis 2013. Für 2014 sind die Lizenzkosten der Einzelprodukte MS-Server und MS-Exchange berechnet.
Exchange in der Cloud
Eine andere Idee ist, den Server mit den eigenen Dokumenten und Daten im eigenen Büro zu lassen, und den Exchange Server in einem Rechenzentrum in der „Cloud“ zu mieten.
Vorteile:
- Grundkonfiguration, Wartung und Pflege des Exchange-Server sind im Preis enthalten.
- Der Zugriff vom Smartphone oder anderen Mobilen Geräten wie Blackberry oder iPad ist auf einem Server in der Cloud deutlich einfacher.
- Die Verfügbarkeit ist in der Regel deutlich höher, da Server und Leitungen mehrfach redundant vorhanden sind und bei einem defekt oder bei Problemen schnell auf einen anderen Server umgeschaltet werden kann.
Nachteile:
- Über die durchschnittliche Lebensdauer eines Server (ca. 5 Jahre) sind die Kosten für die Miete des Cloud-Dienstes deutlich höher als beim Kauf der Lizenz (siehe Grafik).
- Das Backup der Outlook-Daten wir nur für einen sehr begrenzten Zeitraum im Rechenzentrum aufbewahrt.
- Es sollte geprüft werden, wo das Rechenzentrum liegt und in welchem Land der Cloud-Anbieter seinen Sitz hat. Davon hängen die geltenden Datenschutzrichtlinien ab. (Siehe dazu auch die Artikel von heise-online und Wikipedia)
Vergleich der Lizenzkosten für MS-Server und MS-Exchange / Mietkosten für die Cloud für 5 Jahre. Exchange im Haus oder in der Cloud.
Andere Alternativen
Es gibt natürlich noch andere Hersteller, die Lösungen für eine gemeinsame Nutzung von Outlook anbieten. Ein Produkt, dass einige unserer Kunden einsetzen nennt sich Public ShareFolder. Das Prinzip ist ein anderes als beim Exchange-Server. Hierbei wird eine Outlook-Datei (Outlook.pst) für den Zugriff im Netzwerk frei gegeben. Das heißt, dass zusätzlich zum eignen Outlook-Postfach auf allen Arbeitsplätzen noch ein zusätzliches „Büro-Postfach“ zur Verfügung steht. Hier können alle Mitarbeiter das selbe E-Mail-Postfach, die selben Kontakte und den selben Kalender bearbeiten.
Fazit
E-Mail wird für kleine- und mittelständische Unternehmen teurer. Aber es eröffnen sich auch neue, mobile Möglichkeiten. Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sollte man genau schauen, welche Funktionen benötigt werden, wie der Datenschutz sichergestellt werden kann und wie hoch die Kosten der Variante liegen. Hierbei sind wir mit unserem Know-how und unserer Erfahrung gerne behilflich.
Sollte Ihnen auffallen, dass sich ein Fehler in unsere Beschreibungen geschlichen hat, würden wir uns über eine kurze Nachricht freuen.
Loading...Autor: Michael Röhrig
Diese Infos sind vom 07.10.2014.