GoBD Archivsystem

Fragen, Antworten und ein Archivsystem f√ľr die GoBD

GoBD - Archivsystem

GoBD – Archivsystem

Die neuen GoBD und die Anforderung an ein Archivsystem f√ľr¬†elektronische Dokumente aus¬†der Buchhaltung sind besonders f√ľr kleine Unternehmen ein ziemlicher Aufwand. Deshalb habe ich mich in den letzten Wochen sehr ausf√ľhrlich damit besch√§ftigt und recherchiert. Ich wollte f√ľr uns und f√ľr Sie eine vern√ľnftige L√∂sung finden. Ein GoBD-konformes Archivsystem, das die Anforderungen mit m√∂glichst wenig Aufwand und Kosten erf√ľllt.
Wenn Sie sich bereits mit den GoBD auseinandergesetzt haben und ein Archiv nutzen, das GoBD-konform ist, herzlichen Gl√ľckwunsch. Sie brauchen nicht weiterlesen. Wenn das Thema aber neu f√ľr Sie ist und Sie noch nicht wissen, ob das f√ľr Ihre Buchhaltung relevant ist: Hier finden Sie Antworten rund um das Thema GoBD. Und am Ende des Artikels¬†stelle ich Ihnen eine einfache und preiswerte L√∂sung f√ľr die Archivierung von buchhaltungsrelevanten Dokumenten vor. Viel Spa√ü beim Lesen!

Bisher haben wir es so gehalten:

  • Machen Sie die Buchhaltung ordentlich.
  • Sehen Sie zu, dass f√ľr jede Buchung ein Beleg da ist und heften Sie alles gut sortiert weg.

Nun gilt:

  • Bewahren Sie alle elektronischen Belege revisionssicher in elektronischer Form auf.
  • Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation.
  • Pr√ľfen und protokollieren Sie regelm√§√üig, ob die Vorschriften eingehalten werden.

Seit einigen Jahren werden immer mehr Rechnungen per Mail verschickt. Diese Belege m√ľssen im Originalformat, also elektronisch, zehn Jahre aufbewahrt werden. Und zwar revisionssicher. Also so, dass das Ver√§ndern oder L√∂schen von Dateien nicht m√∂glich ist bzw. protokoliert wird.

Hier nun also ein paar Fragen und Antworten … und Lösungen:

Was bedeutet GoBD?

Grunds√§tze zur ordnungsm√§√üigen F√ľhrung und Aufbewahrung von B√ľchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Hier können Sie sich das Original-Dokument GoBD herunterladen, um selber nachzulesen. Ich habe hinter meine Antworten den entsprechenden Absatz aus den GoBD vermerkt.

Wen betreffen die neuen Grundsätze zur Buchhaltung?

Alle Personen und Firmen, die Gewinneink√ľnfte erzielen. Und zwar sowohl Gro√ü- als auch Kleinunternehmen, Mittelst√§ndler, Handwerker sowie alle Selbst√§ndigen. Unabh√§ngig vom Umsatz und der Form der Buchf√ľhrung. Also sowohl Firmen, die Bilanzen erstellen m√ľssen, als auch Kleinunternehmen, die eine Einnahmen-√úberschussrechnung machen. Selbst wenn Sie nur eine Handvoll Rechnungen nach ¬ß 19 UstG, also ohne Ausweis der Umsatzsteuer, im Jahr schreiben.

  • Gewerbebetriebe
  • Personen mit Gewinneink√ľnften aus selbst√§ndiger Arbeit, auch im Nebenerwerb. Das betrifft also auch z.B. Schriftsteller, Fotografen, Dolmetscher, Notare ‚Ķ
  • Land- und Forstwirtschaft (z.B. S√§gewerk, Bienenzucht, Weinbau)

Nicht betroffen sind √úberschusseink√ľnfte.¬†Das hei√üt „Sonstige Eink√ľnfte‚Äú (z.B. Rentenzahlungen), Geh√§lter aus nichtselbstst√§ndiger Arbeit, Eink√ľnfte aus Kapitalverm√∂gen oder aus Vermietung und Verpachtung.

Seit wann gelten die neuen Buchhaltungsregeln?

Die GoBD m√ľssen Sie¬†seit dem 01. Januar 2015 erf√ľllen. Bis Ende 2016 gab es eine Schonfrist f√ľr √§ltere Kassensysteme. Seit 01.01.2017 gelten die GoBD uneingeschr√§nkt. (Abs. 183)

Wer hat sich die GoBD-Regeln ausgedacht?

Das Bundesfinanzministerium (BFM) hat die GoBD am 14. November 2014 ver√∂ffentlicht. Sie sind aber kein Gesetz, sondern quasi eine Art Arbeitsanweisung an die Finanz√§mter, wie ein Betriebspr√ľfer kontrollieren kann, ob der Steuerpflichtige alle steuerrelevanten, elektronischen Unterlagen ordentlich aufbewahrt hat und die B√ľcher und Aufzeichnungen korrekt gef√ľhrt wurden. (Seite 1)

Wer hat die Verantwortung f√ľr die Einhaltung der GoBD-Regeln?

Der Unternehmer muss daf√ľr sorgen, dass die Regeln eingehalten werden. Und da reicht es leider nicht, dem Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen zu √ľbergeben.¬† (Abs. 21)

Wer pr√ľft die Einhaltung der GoBD-Regeln?

Bei einer Steuer- bzw. Betriebspr√ľfung wird der Pr√ľfer¬†in Zukunft sicherlich auch begutachten, ob die steuerrelevanten, elektronischen Dokumente GoBD-konform archiviert wurden. Ebenso wird sich¬†ein solcher Pr√ľfer Ihre¬†Verfahrensdokumentation anschauen.

Welche Dokumente betrifft die neue Regel?

Auf jeden Fall alle buchhaltungsrelevanten Dokumente, die Sie elektronisch erzeugt haben oder die Ihnen auf elektronischem Wege zugestellt wurden: Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel, die Sie schreiben oder erhalten.
Zus√§tzlich aber auch Daten aus sogenannten Vor- und Nebensystemen. Das betrifft in erster Linie elektronische Kassensysteme. Aber auch vorgelagerte Prozesse wie das Warenwirtschafts- oder¬†Zeiterfassungssystem, Materiallisten und die per Mail erhaltenen Bestellungen oder Reklamationen fallen unter die GoBD.¬†¬†Also alle Daten, die zu Ihren Gesch√§ftsvorf√§llen geh√∂ren oder diese erkl√§ren k√∂nnen. All das m√ľssen Sie¬†in einem revisionssicheren Archivsystem ablegen. (Abs. 130-135 )

Kann ich die PDF-Dateien nicht einfach in ein Verzeichnis meiner Festplatte speichern?

Es reicht nicht, wenn Sie die PDF-Dateien einfach in ein Verzeichnis auf Ihrer¬†Festplatte ablegen, da das die Anforderung der Revisionssicherheit nicht erf√ľllt.
Wenn die Dateien auf der Festplatte oder auf dem Server liegen, k√∂nnen¬†Sie diese¬†einfach l√∂schen, √§ndern oder durch eine ge√§nderte Version ersetzen. Genau das darf nicht passieren. Darum m√ľssen Sie die Dokumente in einem Archivsystem ablegen, das revisionssicher ist. Das protokoliert, wenn etwas ge√§ndert, gel√∂scht oder ersetzt wurde und bei dem eine Versionshistorie erzeugt wird.¬†(Abs. 110)

Warum kann ich die Dokumente nicht einfach ausdrucken und abheften?

Die Dokumente m√ľssen Sie¬†im Original aufbewahren. Und bei einem elektronisch erzeugten Dokument ist eben die Datei das Original. (Abs. 131)

Muss ich auch E-Mails archivieren?

Ja, bestimmt. Sie m√ľssen alle Mails, die die Funktion eines Buchungsbeleges oder eines Handels- oder Gesch√§ftsbriefes¬†haben,¬†elektronisch aufbewahren. Und, … Sie ahnen es schon, … Sie m√ľssen diese revisionssicher archivieren. Es reicht also nicht, diese Mails in Outlook in einen bestimmten Ordner zu schieben. Denn dort k√∂nnten Sie die ja auch einfach wieder l√∂schen.¬†(Abs. 121)

Welche Dokumente muss ich nicht elektronisch archivieren?

Alle Briefe, Rechnungen oder Belege,¬†die Sie¬†in Papierform versendet oder empfangen haben, m√ľssen nicht in das elektronische Archiv. Diese k√∂nnen Sie auch in Papierform in den Ordner heften und dort zehn Jahre aufbewahren.¬†(Abs. 133)
Wenn¬†eine E-Mail nur als ‚ÄěTransportmittel“ dient,¬†m√ľssen Sie diese ebenfalls nicht archivieren. Das ist z.B. der Fall,¬†wenn¬†eine elektronische Rechnung angeh√§ngt ist,¬†und die Mail dar√ľber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enth√§lt. Quasi wie der bisherige Papierbriefumschlag. (Abs. 121)

Wann muss ich die buchhaltungsrelevanten Unterlagen archivieren / verbuchen?

Zeitnah. Belege, die sich auf Bargesch√§fte beziehen, m√ľssen Sie¬†am selben Tag erfassen und damit auch sofort archivieren. Dokumente, die unbare Gesch√§ftsvorf√§lle betreffen, sollten Sie zeitnah, innerhalb von zehn Tagen erfassen und archivieren. Sie m√ľssen innerhalb dieser Zeit aber nicht unbedingt im Buchhaltungssystem verbucht werden. (Abs. 45-50)

Muss ich steuerrelevante Papierdokumente in Papierform aufbewahren?

Nein, Sie k√∂nnen sie einscannen und dann elektronisch archivieren. Dann¬†d√ľrfen Sie das Papieroriginal vernichten. Diesen Vorgang m√ľssen Sie¬†aber in einer Organisationsanweisung (Verfahrensdokumentation) regeln und¬†periodisch √ľberpr√ľfen. (Abs. 136)

Gibt es zertifizierte Lösungen / Software / Anbieter?

Nein. Das BFM legt sich da nicht fest und zertifiziert auch keine Hersteller oder Produkte. (Abs. 179-181)

Was passiert, wenn ich mich nicht an die Regeln der GoBD halte?

Erst mal nix. Aber im Falle einer Steuer- oder Betriebspr√ľfung m√ľssen Sie nachweisen, dass Sie sich um die Vollst√§ndigkeit, Ordnung und Unver√§nderbarkeit sowie um die Sicherung vor Verlust gek√ľmmert haben. Haben sie das nicht, kann eine Betriebspr√ľfung b√∂se Folgen haben. z. B. die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zusch√§tzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bu√ügeldern oder Steuerstrafverfahren. Und das m√∂chten weder ich noch Sie, oder?

Was passiert, wenn die Buchhaltungsdaten verloren gehen?

Das kann durch technischen Defekt oder Unvorsichtigkeit leicht passieren. Wenn Sie bei einer Steuerpr√ľfung die elektronischen Dokumente nicht mehr vorlegen k√∂nnen, ist die Buchf√ľhrung formell nicht mehr ordnungsm√§√üig. Die Folgen k√∂nnen Sie in der vorherigen Antwort noch mal nachlesen.¬†Daher ist es immens wichtig, dass Sie regelm√§√üig Datensicherungen von Ihrem Archivsystem erstellen. (Abs. 103-104)

Was gehört in die Verfahrensdokumentation?

Aus Ihrer Verfahrensdokumentation muss ein sachverst√§ndiger Dritter, also ein Pr√ľfer, in angemessener Zeit nachvollziehen k√∂nnen, wie die Erstellung, Speicherung und Buchung von buchhaltungsrelevanten Daten technisch und organisatorisch geregelt ist. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Alle Prozesse, Prozessabl√§ufe und organisatorischen Regelungen sollen anhand der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein. Damit k√∂nnen Sie¬†den Nachweis erbringen, dass Sie die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erf√ľllen. (Abs. 136 und¬†149-155)

Wie kann nun also eine L√∂sung f√ľr ein kleines Unternehmen aussehen?

Der technische Knackpunkt ist, dass Sie die elektronischen Belege revisionssicher archivieren. Also alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoausz√ľge und auch die dahin f√ľhrenden Dokumente wie Bestellungen, Reklamationen, Zeiterfassung, usw. Das k√∂nnen PDF-Dateien, aber auch Excel-Listen, Word-Dokumente oder E-Mails sein.

Hier hilft das Archivsystem ecoDMS, dass wir selber¬†f√ľr diesen Zweck einsetzen und auch bei Ihnen installieren k√∂nnen. Das ist eine Software, die¬†auf einem Computer oder Server l√§uft. Und dann k√∂nnen Sie damit alle relevanten Dokumente revisionssicher und schnell wieder auffindbar archivieren.

Vorteile und unsere Leistungen f√ľr Sie:

  • Es ist einfach in der Handhabung. Wir helfen Ihnen bei der Installation und Einrichtung und Unterst√ľtzen Sie durch unseren deutschsprachigen Support bei Fragen. Made in Germany!
  • Es ist flexibel, da¬†Sie es¬†auf verschiedenen Computerplattformen installieren k√∂nnen. Es l√§uft auf Windows Computern oder Servern, Linux, MacOS und sogar auf bestimmten NAS-Systemen.
  • Es ist¬†m√§chtig, da man nahezu alle Arten von Dokumenten sowie E-Mails archivieren kann.
  • Es ist schnell, da das Archivsystem Dokumente automatisch erkennt, zuordnet, indiziert und archiviert. Mails k√∂nnen Sie aus Outlook oder Thunderbird per Mausklick archivieren.
  • Es ist sehr g√ľnstig, da man nur einmalig eine Lizenz pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv-Server anschaffen muss.
  • Es ist praktisch, da es sich mit vorhandenen Warenwirtschaftssystemen und Scannern verbinden l√§sst.

Und… was am wichtigsten ist:

  • Es ist GoBD-konform, da es neben einer revisionskonformen Historie eine schnelle Volltextsuche bietet.
GoBD-konformes Archivsystem ecoDMS - √úbersicht der archivierten Dokumente.

GoBD-konformes Archivsystem ecoDMS – √úbersicht der archivierten Dokumente.

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Wir zeigen es Ihnen.
Rufen Sie uns gerne an: 0221 – 934 723 0

Schlussbemerkungen

Ist das hier eine rechtliche Beratung? Nein. Bin ich ausgewiesener Steuerexperte, der seit 100 Jahren nichts anderes macht als Gesetzestexte, Steuerregelungen und BMF-Schreiben zu studieren? Nein. Ist das, was ich hier recherchiert und aufgeschrieben habe, der Weisheit letzter Schluss und garantiert richtig und korrekt? Vielleicht nicht.
Aber ich bin Gesch√§ftsf√ľhrer einer GmbH und Co. KG. Ich muss und musste mich in den letzten 25 Jahren h√§ufig mit neuen gesetzlichen oder technischen Anforderungen und deren Umsetzung besch√§ftigen. Also habe ich viel recherchiert, die GoBD rauf und runter gelesen und nach einer praktikablen, m√∂glichst einfachen und preiswerten L√∂sung f√ľr uns und unsere Kunden gesucht. F√ľr kleine und mittelst√§ndische Unternehmen, B√ľros, Handwerker, Selbst√§ndige, Ingenieure und Architekten, Dienstleister, Fotografen, K√ľnstler, Musiker und alle, die eine ‚Äěordentliche‚Äú Buchhaltung machen m√ľssen.
Es gilt also, alle Angaben nach bestem Wissen, jedoch ohne Gew√§hr f√ľr Vollst√§ndigkeit und Richtigkeit. Dies ist keine Rechtsberatung und nat√ľrlich auch keine Steuerberatung.

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