Microsoft 365 SharePoint Online: Zentrale Dokumentenverwaltung für Unternehmen
SharePoint Online ist die zentrale Dokumentenplattform innerhalb von Microsoft 365. Hier werden Unternehmensdokumente gespeichert, gemeinsam bearbeitet und mit Berechtigungen versehen. Gleichzeitig bildet SharePoint die technische Grundlage für Microsoft Teams und zahlreiche weitere Dienste innerhalb der Microsoft-365-Welt. So speichert Microsoft-Teams seine Dateien technisch ebenfalls in SharePoint Online.
Gerade bei der Einführung entstehen häufig Fragen zu Speicherplatz, Dateigrößen, Berechtigungen, Ordnerstrukturen und der Zusammenarbeit im Team. Werden diese Themen von Anfang an sauber geplant, lassen sich spätere Probleme und aufwendige Umstrukturierungen vermeiden.
In diesem Fachartikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um SharePoint Online und geben praktische Empfehlungen für eine langfristig stabile und übersichtliche Dokumentenverwaltung.
Wie kann ich auf die Dokumente des SharePoint-Server zugreifen?
Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser direkt auf die Dokumente. Über den Windows Explorer oder den macOS Finder kann mittels OneDrive-Synchronisation zugegriffen werden. Auch Microsoft Teams greift im Hintergrund auf SharePoint-Dokumente zu.
Wieviel Platz habe ich auf dem SharePoint Server zur Verfügung?
Basis: 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Nutzer.
Rechenbeispiel: Bei 20 lizenzierten Mitarbeitern verfügt Ihr Unternehmen automatisch über 1,2 TB SharePoint-Gesamtspeicher (1 TB Basis + 20 MA x 10 GB = 200 GB Benutzer-Bonus). Der verfügbare Speicherplatz gilt für den gesamten Microsoft-365-Server und wird von allen SharePoint-Websites (Hauptordnern) gemeinsam genutzt.
Was kann ich tun, wenn der Speicherplatz auf dem SharePoint nicht ausreicht?
Sie können nicht mehr benötigte, große Dateien löschen oder archivieren.
Eine weitere, sinvolle Maßnahme ist, den Versionsverlauf zu begrenzen: SharePoint speichert standardmäßig viele alte Versionen einer Datei. Eine Anpassung der Speicher-Governance spart oft hunderte Gigabyte.
Microsoft bietet zusätzlichen Speicherplatz (Office 365 Extra File Storage) für ca. 2,– € je 10 GB an.
Wie viele Dokumente kann ich maximal in einem Hauptordner speichern?
Pro angelegtem Ordner oder auf der obersten Ebene der Bibliothek maximal 5.000 Dateien
Sobald ein Ordner mehr als 5.000 Elemente enthält, greift der sogenannte List View Threshold. Die Dateien bleiben vorhanden, jedoch funktionieren einige Ansichten und Abfragen nicht mehr effizient. Deshalb empfiehlt Microsoft eine sinnvolle Strukturierung.
Wenn die SharePoint-Ordner über die OneDrive-App mit dem Windows Explorer oder Mac Finder synchronisiert werden, liegt die kritische Grenze bei 300.000 Dateien insgesamt. Wenn Sie versuchen mehr Dateien zu synchronisieren bricht die Leistung des OneDrive-Clients massiv ein. Es kommt zu Dauerschleifen beim Synchronisieren, hohem CPU-Verbrauch und Abstürzen.
Wie lang dürfen Dateinamen auf dem SharePoint-Server sein?
Der gesamte Pfad inklusive Dateinamen darf maximal 400 Zeichen lang sein. Dazu zählt alles:
https://sharepoint.com/Dokumente/Hauptordner/Unterordner1/Unterordner2/Dateiname.docx. Wenn Sie zu viele tief verschachtelte Unterordner mit langen Namen erstellen, verweigert SharePoint den Upload oder das Öffnen der Datei.
Wie lange bleiben gelöschte Dokumente im Papierkorb?
Gelöschte Dokumente bleiben in SharePoint Online standardmäßig für insgesamt 93 Tage im Papierkorb gespeichert. Hier kann der Benutzer die Datei selber wieder herstellen. Wenn die Datei vom Benutzer vor Ablauf der 93 Tage aus dem Papierkorb gelöscht wird, kann der Administrator die Datei innerhalb der laufenden 93 Tage wieder herstellen. Nach Ablauf der 93 Tage gelten die Daten grundsätzlich als endgültig gelöscht.
Was ist die maximale Dateigröße für Dateien auf dem SharePoint?
Die maximale Größe für eine einzelne Datei in SharePoint Online beträgt 250 Gigabyte (GB). Dieses großzügige Limit gilt einheitlich für alle SharePoint-Dokumentbibliotheken, Microsoft Teams (Bereich „Dateien“) sowie für Ihr persönliches OneDrive. Voraussetzung ist natürlich, dass ausreichend freier Speicherplatz im SharePoint vorhanden ist.
Der Upload von sehr großen Dateien auf den SharePoint-Server gelingt am besten über die OneDrive Synchronisation. Der Sync-Client kann Uploads bei Verbindungsabbrüchen nahtlos pausieren und fortsetzen, während Webbrowser bei stundenlangen Uploads zu Timeouts neigen und das Hochladen dann abbricht.
Welche Dateitypen kann ich auf dem SharePoint speichern und welche nicht?
SharePoint blockiert standardmäßig kaum noch Dateitypen. Unternehmen können jedoch über Richtlinien oder Sicherheitslösungen eigene Einschränkungen definieren. Microsoft hat frühere pauschale Sperren (wie für .exe- oder .bat-Dateien) aufgehoben. Sie können also prinzipiell jeden Dateityp hochladen und sichern.
Es ist in vielen Fällen jedoch sinnvoll, Upload-Verbote durch den Administrator einrichten zu lassen. Als Schutz vor Schadsoftware können ausführbare Dateien & Skripte verboten werden: .exe, .bat, .cmd, .msi, .vbs, .reg
Um das teure SharePoint Speicherlimit zu schonen können große Mediendateien ausgeschlossen werden: .mp3, .mp4, .mkv, .avi
Und E-Mail-Archive mit der Endung .pst, da das Öffnen von Outlook-Datendateien aus Cloud-Speichern oft zu Synchronisationsfehlern und Datenverlust führt.
Welche Buchstaben oder Zeichen darf ich in Dateinamen nicht verwenden?
Es gibt einige Regeln, dass der Dateiname nicht folgende Begriffe oder Zeichen enthält:
Gesperrte Namen: .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 bis COM9, LPT0 bis LPT9.
Unerlaubte Zeichen: Die Zeichen * : < > ? / | dürfen weder in Datei- noch in Ordnernamen vorkommen.
Gibt es eine Empfehlung, wie die Hauptordner (Dokumentenbibliotheken) mit den Berechtigungen angelegt werden sollten?
Grundsätzlich macht es Sinn, einen Ordner “Allgemein” für alle zu haben. Zusätzlich rate ich dazu, dann je einen Ordner pro Abteilung anzulegen, auf den dann auch nur die Mitglieder der Abteilung Zugriff haben.
Wenn in einem kleinen Unternehmen oder Organisation einzelne Mitarbeitende mehrere Stellen besetzen, (z.B. Frau Müller kümmert sich um Vertrieb und Einkauf oder Herr Schmitz macht Buchhaltung und Personalwesen), empfehle ich, für jeden Bereich (Abteilung) einen eigenen Hauptordner mit den entsprechenden Berechtigungen auf dem SharePoint anzulegen. Wenn sich die Aufgabenverteilung ändert oder das Unternehmen wächst, müssen dann nicht erst mühsam alle Dateien auseinander sortiert werden.
Ordner können mit Nummern voran angelegt werden. So kann man eine Sortierung nach Wichtigkeit erreichen unabhängig vom Alphabet.
Also z.B. 01-Allgemein, 02-Vertrieb, 03-Technik, …
Für Unterordner, in die Dokumente nach Monat oder Quartal getrennt abgelegt werden sollen, empfehle ich mit der Jahreszahl zu beginnen. Also 2026-01, 2026-02. nicht Januar 26, Februar 26 oder Q1-2026. Dann ist die Sortierung hinterher sinnvoll.
Wie können Dokumente zeitgleich von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet werden?
Microsoft 365 unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung (Co-Authoring) von Dokumenten in Word, Excel und PowerPoint. Voraussetzung ist, dass die Datei in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert ist und im Browser (Google Chrome, Firefox oder Microsoft Edge) geöffnet wird. Mehrere Mitarbeitende können dann dasselbe Dokument gleichzeitig öffnen und parallel darin arbeiten. Änderungen werden nahezu in Echtzeit synchronisiert und die aktuell bearbeiteten Bereiche werden farblich markiert. Dadurch entfallen das Hin- und Herschicken verschiedener Dateiversionen und Konflikte beim Zusammenführen von Änderungen werden weitgehend vermieden.
Kann ich Dokumente oder Ordner für externe Geschäftspartner freigeben?
Ja. SharePoint Online ermöglicht die sichere Freigabe einzelner Dokumente oder kompletter Ordner für Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner. Dabei können Sie genau festlegen, wer Zugriff erhält und ob Dokumente nur gelesen oder auch bearbeitet werden dürfen. Freigaben können zeitlich begrenzt oder jederzeit wieder entzogen werden. Aus Sicherheitsgründen sollte die externe Freigabe durch den Administrator entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?
SharePoint Online dient der gemeinsamen Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Hier werden Dateien gespeichert, auf die Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen zugreifen können.
OneDrive hingegen ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Mitarbeitenden. Er eignet sich für eigene Arbeitsdateien, Entwürfe und Dokumente, die zunächst nicht für andere bestimmt sind.
Dateien können später bei Bedarf problemlos von OneDrive nach SharePoint verschoben oder gemeinsam genutzt werden.
Wie funktioniert die OneDrive-Synchronisation?
Mit der OneDrive-App können SharePoint-Dokumentbibliotheken und auch der Inhalt des persönlichen OneDrive Speicherplatzes mit dem Windows Explorer oder dem macOS Finder synchronisiert werden. Sie erscheinen dadurch wie normale Ordner auf dem Computer und können direkt mit den gewohnten Programmen geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch mit dem SharePoint-Server abgeglichen.
Im Standard werden nur Verweise auf die Originaldateien im Windows-Explorer angezeigt, und die Dateien werden erst “heruntergeladen”, wenn eine Datei geöffnet werden soll. Das schont den Speicherplatz der lokalen Festplatte.
Es kann aber auch so konfiguriert werden, dass alle Dateien oder auch nur bestimmte Ordner physisch auf der lokalen Festplatte liegen sollen. So können sie auch ohne Internetverbindung bearbeitet, oder für ein Backup regelmäßig auf USB-Platte kopiert werden. Wenn die Internetverbindung wieder da ist, werden die geänderten Dateien wieder mit dem SharePoint-Server synchronisiert.
Voraussetzung für eine zuverlässige Synchronisation ist eine sinnvoll strukturierte Dokumentenablage mit einer überschaubaren Anzahl an Dateien.
Was hat es mit der Versionsverwaltung auf sich?
SharePoint Online speichert Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version. Dadurch können Sie jederzeit nachvollziehen, wer eine Datei geändert hat und bei Bedarf auf eine ältere Version zurückgreifen. Das schützt vor versehentlichen Änderungen, Überschreibungen oder Datenverlust und erleichtert die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeitender erheblich.
Standardmäßig werden viele Versionen einer Datei gespeichert. Das erhöht zwar die Datensicherheit, benötigt jedoch zusätzlichen Speicherplatz. Insbesondere bei großen Dateien oder einer hohen Anzahl an Dokumenten kann die Versionsverwaltung mehrere hundert Gigabyte Speicher belegen. Deshalb empfiehlt es sich, die Anzahl der gespeicherten Versionen regelmäßig zu überprüfen und an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. So bleibt die Wiederherstellung älterer Dateistände möglich, ohne unnötig Speicherplatz zu verbrauchen.
Fazit:
SharePoint Online ist weit mehr als ein zentraler Speicherort für Dateien. Richtig eingerichtet bildet es die Grundlage für eine strukturierte, sichere und effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen. Eine durchdachte Ordnerstruktur, passende Berechtigungen und klare Regeln für die Dokumentenverwaltung sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden Informationen schnell finden und gemeinsam produktiv arbeiten können.
Wer bereits bei der Einführung auf bewährte Best Practices setzt, vermeidet viele typische Probleme im täglichen Betrieb und schafft eine Dokumentenablage, die auch mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
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