Microsoft Office im Unternehmen: Abo oder Kauf? – FAQ für KMU & Selbständige
In den letzten Jahren haben wir zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen in Köln und Umgebung von lokalen Office-Installationen und Servern auf Microsoft 365 umgestellt. Daher habe ich hier mal die Fragen zusammengestellt, die mir von unseren Kunden immer wieder gestellt werden, und versucht sie verständlich zu beantworten.
Was ist der Unterschied zwischen dem Office Abo (Apps for Business) und der Kauflizenz Office 2024?
Kurz gesagt:
Microsoft 365 Apps for Business (Abo): monatliche Kosten, Lizenz pro Benutzer, auf mehreren Geräten nutzbar, immer aktuelle Version, inkl. Cloudspeicher
Microsoft Office 2024 (Kauflizenz): einmaliger Kauf, Lizenz pro Gerät, von verschiedenen Usern nutzbar, begrenzter Support-Zeitraum (Sicherheitsupdates)
| Abo-Lizenz Microsoft 365 Apps for Business | Kauf-Lizenz Office 2024 |
| Ist eine Lizenz pro Benutzer und kann auf bis zu 5 PCs oder Notebooks des Lizenzinhabers genutzt / installiert werden. | Ist eine Lizenz pro Gerät und kann von beliebig vielen Mitarbeitenden auf dem installierten PC oder Notebook genutzt werden. |
| Wird als Abo monatlich (oder jährlich) bezahlt. | Die Office Kaufversion muss nur einmal beim Kauf bezahlt werden. Keine monatlichen Kosten. |
| Ist enthalten in den MS 365 Lizenzen – Microsoft 365 Business Standard – Microsoft 365 Business Premium – Microsoft 365 Apps for Business | |
| Beinhaltet Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote. In den Paketen “Business Standard” und “Business Premium” ist auch MS Access enthalten. | “MS-Office 2024 Home & Business” beinhaltet Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. |
| Beinhaltet während der Laufzeit des Abos immer die aktuellste Office-Version mit neuen Funktionen und Verbesserungen. | Es gibt kein Update von einer älteren Office-Version (z.B. Office 2019 oder 2021) auf die aktuelle Office 2024. |
| Man kann mit der Software arbeiten, solange man das Abo nicht kündigt. | Ist eigentlich eine „lebenslange Lizenz“, hat aber sicherheitstechnisch gesehen doch ein Ablaufdatum. Microsoft stellt nur bis 09.10.2029 (also 5 Jahre ab erscheinen der Version) Sicherheitsupdates zur Verfügung. |
| Beinhaltet 1 TB Cloud Speicherplatz „OneDrive“ | Beinhaltet keinen Cloud-Speicher |
| Die Lizenzen sind übersichtlich im MS 365 Admin-Center zu verwalten. | Beinhaltet keine zentrale Verwaltung der Lizenzen. |
Kann ich die Kauflizenz MS-Office 2024 auf ein anderes Gerät übertragen?
Ja. Wenn der PC oder das Notebook ausgetauscht wird, können Sie sich am Microsoft Konto anmelden, in dem die Lizenz aktiviert wurde, und die Setup-Datei erneut herunterladen.
Wie finde ich heraus, welche Office-Version auf meinem PC installiert ist?
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Microsoft-Office-Version auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie dies ganz einfach überprüfen:
- Starten Sie eine Office-Anwendung, zum Beispiel Word oder Excel.
- Klicken Sie oben links auf Datei.
- Wählen Sie im linken Menü ganz unten Office-Konto (bei älteren Versionen kann der Punkt auch Konto heißen).
- Auf der rechten Seite wird Ihnen unter Produktinformationen die installierte Office-Version angezeigt.
Dort erkennen Sie beispielsweise, ob Sie Microsoft 365 Apps for Business, Office 2024, Office 2021 oder eine ältere Version verwenden.
Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Office-Version noch Sicherheitsupdates erhält oder für Ihre Anforderungen geeignet ist, beraten wir Sie gerne bei der Auswahl der passenden Lösung.
Kann ich die Abo-Lizenz Apps for Business auf einen anderen Mitarbeitenden / User übertragen?
Ja. Im Microsoft Admin-Center können Sie die Lizenz einem anderen Mitarbeitenden zuordnen und das Programm dann auf dessen PCs oder Notebooks installieren.
Was passiert mit dem Programm, wenn ich das Abo Apps for Business kündige?
Die Office Anwendungen (Word, Excel, …) starten noch, jedoch mit stark eingeschränktem Funktionsumfang. Sie können Dateien weiterhin öffnen, drucken und lesen, jedoch nicht mehr bearbeiten oder neue Dokumente erstellen. Die Anwendungen wechseln in einen Modus mit reduziertem Funktionsumfang („nur anzeigen“).
Wie lange bekommen die Versionen der MS-Office Kauflizenzen noch Sicherheitsupdates?
Früher hat Microsoft noch 10 Jahre lang Patches und Sicherheitsupdates für die Office-Versionen zur Verfügung gestellt. Die aktuelle Version Office 2024 bekommt nur noch 5 Jahre Updates. Der offizielle Support, einschließlich Sicherheitsupdates und technischem Support, endet am 9. Oktober 2029.
| Version | Startdatum | Enddatum | Supportlänge |
| Office 2013 | 09.01.2013 | 11.04.2023 | 10 Jahre |
| Office 2016 | 22.09.2015 | 14.10.2025 | 10 Jahre |
| Office 2019 | 26.09.2018 | 14.10.2025 | 7 Jahre |
| Office 2021 | 05.10.2021 | 09.10.2026 | 5 Jahre |
| Office 2024 | 01.10.2024 | 09.10.2029 | 5 Jahre |
| Apps for Business | 22.09.2015 | Kein Enddatum |
Was ist auf längere Sicht günstiger? Office Kauflizenz oder Abomodell?
Wenn es nur um die Office-Anwendungen geht, und nicht auch noch um die Cloud-Dienste wie Mail (Exchange-Server) und Online-Speicherplatz, müssen wir also die Abo-Variante „Microsoft 365 Apps for Business“ mit der Kaufversion „Office 2024 Home & Business“ vergleichen.
Office 2024 hat ein „Verfallsdatum“. Es bekommt nur bis Herbst 2029 Sicherheitsupdates. Daher macht es Sinn, den Preisvergleich bis 2029 zu betrachten.
Zu berücksichtigen ist zusätzlich, dass die Kauflizenz bei Erwerb einer Nachfolgeversion deinstalliert und die neue Version dann wieder installiert werden muss. Apps for Business updatet sich regelmäßig selbständig.
Fazit: Wenn man die reinen Lizenzkosten betrachtet, ist die Kaufversion bedeutend günstiger als das MS-365 Abo. Je näher das Ende des Supportes der Kaufversion heranrückt, desto geringer wird der Preisunterschied. Bei einer Kaufentscheidung im Jahr 2028 ist dann das Abo günstiger.
Aus unserer Erfahrung entscheiden sich die meisten Unternehmen mit mehr als fünf Mitarbeitenden heute für die Abo-Variante. Der Grund sind meist nicht die Office-Anwendungen selbst, sondern die zusätzlichen Funktionen wie Exchange Online, OneDrive, Teams und die zentrale Benutzerverwaltung.
Wo ist der Unterschied zwischen den Office Anwendungen als Web-Version im Browser oder als Desktop-Version, also auf dem PC oder Notebook installiert?
Die Ausführung von Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook) im Browser (Web-Version) ist ideal für schnelle Änderungen und Zusammenarbeit, bietet jedoch im Vergleich zu den installierten Desktop-Anwendungen einen geringeren Funktionsumfang. Die Web-Versionen sind darauf ausgelegt, die häufigsten 20 % der Funktionen bereitzustellen, die von den meisten Nutzern benötigt werden.
Ein großer Vorteil ist, dass Word- und Excel-Dokumente in der Web-Version von Office, also im Browser, von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig bearbeitet werden können.
Was sind die sogenannten Microsoft OEM oder DSP Lizenzen?
Microsoft OEM- (Original Equipment Manufacturer) und DSP-Lizenzen (Delivery Service Partner) sind günstige Softwarelizenzen, die meist auf neuer Hardware vorinstalliert sind oder als System-Builder-Versionen (SB) separat verkauft werden. Sie bieten den vollen Funktionsumfang, sind jedoch oft fest an die Hardware (Mainboard) gebunden, nicht übertragbar und beinhalten keinen Microsoft-Support.
Bleiben die Microsoft-Abonnements preislich dauerhaft gleich?
10 Jahre lang blieben die Preise für die verschiedenen MS 365 Pakete stabil. Im März 2022 kam die erste Preisanpassung (NCE Global Update), im April 2023 die Zweite (Währungsausgleich), und im Juli 2026 folgt die nächste.
Ist Microsoft Publisher noch in Office 2024 oder Apps for Business enthalten?
Microsoft Publisher ist eine Anwendung zum Erstellen von Layouts für Newsletter, Flyer, Postkarten und Kalender. Das Programm war in Office 2021 Pro und den älteren Office-Versionen enthalten und ist auch Bestandteil von Apps for Business. Publisher wurde von Microsoft abgekündigt und wird ab Oktober 2026 nicht mehr unterstützt. Dann wird es aus Microsoft 365 entfernt und kann dort dann nicht mehr genutzt werden. Viele Funktionen aus Publisher gibt es auch in den anderen Office Anwendungen wie MS-Word und PowerPoint sowie dem Microsoft Designer.
Was können wir für Sie tun?
Als Microsoft-365-Partner betreuen wir Unternehmen in Köln und Umgebung bei der Auswahl, Einrichtung und Verwaltung von Microsoft 365 und Office-Lösungen. Dabei unterstützen wir sowohl kleine Betriebe, Freiberufler und Selbständige sowie Vereine, Verbände und Gemeinnützige Organisationen mit wenigen Arbeitsplätzen als auch Unternehmen mit bis 100 Arbeitsplätzen mit komplexeren IT-Anforderungen .
