OneDrive for Business: Persönlicher Cloud-Speicher und Synchronisation in Microsoft 365
OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Microsoft-365-Benutzers. Und OneDrive bezeichnet gleichzeitig das Synchronisations-Tool, mit dem der persönliche Speicherplatz (OneDrive) und die Ordner vom SharePoint-Server zwischen Cloud und PC abgeglichen werden. Das ist ziemlich verwirrend und von Microsoft nicht klug benannt.
Mit OneDrive können Dokumente von verschiedenen Geräten aus genutzt, synchronisiert und bei Bedarf mit Kollegen oder externen Partnern geteilt werden.
Viele Unternehmen nutzen OneDrive täglich, ohne die Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint vollständig zu kennen. Genau hier entstehen häufig organisatorische und sicherheitsrelevante Herausforderungen. Welche Daten gehören in das persönliche OneDrive? Welche besser auf den SharePoint? Was passiert beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden? Und welche Freigaben bestehen möglicherweise noch für externe Personen?
Dieser Fachartikel erläutert die wichtigsten Funktionen von OneDrive for Business und zeigt auf, wie Unternehmen den Dienst sinnvoll und sicher einsetzen können.
Was ist OneDrive for Business?
OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher eines Microsoft-365-Benutzers. Dort können Dokumente sicher gespeichert, zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert und bei Bedarf mit anderen Personen geteilt werden.
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint Online?
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Mitarbeitenden. Er eignet sich für eigene Arbeitsdateien, Entwürfe und Dokumente, die zunächst nicht für andere bestimmt sind.
SharePoint Online hingegen dient der gemeinsamen Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Hier werden Dateien gespeichert, auf die Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen zugreifen können.
Dateien können später bei Bedarf problemlos von OneDrive nach SharePoint verschoben oder gemeinsam genutzt werden.
Warum heißen zwei verschiedene Funktionen OneDrive?
Microsoft verwendet den Namen OneDrive sowohl für den persönlichen Cloud-Speicher als auch für das Synchronisationsprogramm auf Windows-PCs und Macs. Dieses Programm synchronisiert sowohl den persönlichen OneDrive-Speicher als auch SharePoint-Dokumentbibliotheken mit dem Computer.
Welche Dokumente gehören in OneDrive und welche in SharePoint?
Persönliche Arbeitsdokumente und Entwürfe können Sie in OneDrive speichern. Dokumente, auf die mehrere Mitarbeitende dauerhaft zugreifen sollen, sollten in SharePoint gespeichert werden. Dadurch bleiben sie unabhängig von einzelnen Benutzerkonten verfügbar.
Wie funktioniert die OneDrive-Synchronisation?
Mit der OneDrive-App können der Inhalt des persönlichen OneDrive Speicherplatzes und auch die SharePoint-Dokumentbibliotheken mit dem Windows Explorer oder dem macOS Finder synchronisiert werden. Sie erscheinen dadurch wie normale Ordner auf dem Computer und können direkt mit den gewohnten Programmen geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch mit dem SharePoint-Server abgeglichen.
Im Standard werden nur Verweise auf die Originaldateien im Windows-Explorer angezeigt, und die Dateien werden erst “heruntergeladen”, wenn eine Datei geöffnet werden soll. Das schont den Speicherplatz der lokalen Festplatte.
Voraussetzung für eine zuverlässige Synchronisation ist eine sinnvoll strukturierte Dokumentenablage mit einer überschaubaren Anzahl an Dateien.
Wie kann ich auf die Dokumente in meinem OneDrive zugreifen?
Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser direkt auf die Dokumente.
Über den Windows Explorer oder den macOS Finder kann mittels OneDrive-Synchronisation zugegriffen werden.
Für Smartphones gibt es die OneDrive-App, mit der Sie in ihren Dokumenten arbeiten können.
Wieviel Platz habe ich auf dem persönlichen OneDrive Speicher zur Verfügung?
Jeder lizenzierte Benutzer hat 1 TB persönlichen OneDrive Speicher zur Verfügung.
Wie kann der Speicherplatz erweitert werden?
Wenn das Unternehmen mindestens 5 Lizenzen hat, kann der Administrator das Standardlimit im SharePoint Admin Center völlig kostenlos von 1 TB auf 5 TB pro Nutzer heraufsetzen.
Was spricht dagegen, Dokumente auf dem persönlichen OneDrive Speicherplatz zu speichern?
Dateien und Ordner können sowohl für KollegInnen und auch Externe freigegeben werden. Die Gefahr ist, dass man schnell den Überblick verliert, wenn man sehr viele Dokumente oder Ordner an unterschiedliche Menschen freigegeben hat.
Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, und das Postfach dann gelöscht wird, gehen auch alle Dateien aus dem persönlichen OneDrive verloren. Sie müssen vorher übertragen werden.
Wie lange bleiben gelöschte Dokumente im Papierkorb?
Gelöschte Dokumente bleiben in OneDrive standardmäßig für insgesamt 93 Tage im Papierkorb gespeichert. Hier kann der Benutzer die Datei selber wieder herstellen.
Wie viele Dokumente kann ich maximal in einem OneDrive speichern?
Es gelten die selben Einschränkungen wie auf dem SharePoint-Server.
Es gibt kein hartes Limit für die absolute Gesamtzahl der Dokumente, die Sie in OneDrive speichern können.
Pro angelegtem Ordner oder auf der obersten Ebene der Bibliothek maximal 5.000 Dateien.
Wie viele Dokumente kann ich maximal mit OneDrive synchronisieren?
Wenn der persönliche Speicherplatz OneDrive und die SharePoint-Ordner mit Hilfe der OneDrive-App mit dem Windows Explorer oder Mac Finder synchronisiert werden, liegt die kritische Grenze bei insgesamt 300.000 Dateien. Wenn Sie versuchen mehr Dateien zu synchronisieren bricht die Leistung des OneDrive-Clients massiv ein. Es kommt zu Dauerschleifen beim Synchronisieren, hohem CPU-Verbrauch und Abstürzen.
Wie lang dürfen Ordnerpfade und Dateinamen bei der OneDrive-Synchronisation maximal sein?
Wenn Sie die OneDrive-Synchronisation nutzen möchten, um Ihre Dokumente auch über den Windows-Explorer öffnen und verwalten zu können, gilt die Windows-Beschränkung von 256 Zeichen.
Gezählt wird dabei der komplette Pfad nach dem Laufwerksbuchstaben. Im folgenden Beispiel haben wir etwa 125 Zeichen:C:\Users\Vorname.Nachname\MeineFirma\01-Allgemein\Dokumente\Hauptordner-1\Unterordner1\Unterordner2\Unterordner3\Dateiname.docx
Kann ich Dokumente oder Ordner für externe Geschäftspartner freigeben?
Ja. OneDrive vor Business ermöglicht die sichere Freigabe einzelner Dokumente oder kompletter Ordner für Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner. Dabei können Sie genau festlegen, wer Zugriff erhält und ob Dokumente nur gelesen oder auch bearbeitet werden dürfen. Freigaben können zeitlich begrenzt oder jederzeit wieder entzogen werden.
Wie kann ich überprüfen, welche Dokumente oder Ordner freigegeben sind?
Im Webbrowser zeigt OneDrive im Bereich Freigegeben sowie über die Freigabeinformationen einer Datei an, welche Dokumente geteilt wurden und wer darauf zugreifen kann. Nicht mehr benötigte Freigaben können dort jederzeit entfernt werden.
Was passiert beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden mit seinem OneDrive-Speicher?
Wird das Benutzerkonto gelöscht, wird auch der persönliche OneDrive-Speicher nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt. Wichtige Dokumente sollten deshalb rechtzeitig in SharePoint oder an einen anderen Benutzer übertragen werden.
Kann ich OneDrive auch ohne Internet nutzen?
Die OneDrive Synchronisation kann so konfiguriert werden, dass alle Dateien oder auch nur bestimmte Ordner physisch auf der lokalen Festplatte liegen. So können sie auch ohne Internetverbindung bearbeitet, oder für ein Backup regelmäßig auf USB-Platte kopiert werden. Wenn die Internetverbindung wieder da ist, werden die geänderten Dateien wieder mit dem SharePoint-Server synchronisiert.
Welche Symbole zeigt OneDrive im Windows Explorer an und was bedeuten sie?
In der Status-Spalte des Windows Explorers zeigt OneDrive mit verschiedenen Symbolen an, ob eine Datei oder ein Ordner synchronisiert wurde und wie sie gespeichert ist.
Ein grüner Kreis mit weißem Haken bedeutet, dass die Datei erfolgreich synchronisiert wurde und auch offline verfügbar ist.
Ein grüner Kreis mit vollständig grünem Hintergrund und weißem Haken kennzeichnet Dateien oder Ordner, die mit der Funktion „Immer auf diesem Gerät behalten“ dauerhaft lokal gespeichert werden.
Ein blaues Wolkensymbol zeigt an, dass die Datei nur in der Cloud gespeichert wird und erst beim Öffnen heruntergeladen wird.
Zwei kreisförmige blaue Pfeile bedeuten, dass die Synchronisierung gerade läuft.
Ein rotes Kreis-Symbol mit weißem Kreuz weist auf einen Synchronisierungsfehler hin. In diesem Fall sollten die Details im OneDrive-Symbol im Infobereich der Windows-Taskleiste überprüft werden, um die Ursache zu beheben.
Wie kann ich meine OneDrive-Daten sichern?
Grundsätzlich gilt: OneDrive selbst ist keine Backup-Lösung, sondern ein Synchronisations- und Speicherdienst. Für eine echte Datensicherung gibt es mehrere Ansätze:
1. Manuelle Sicherung (Download)
Sie können sich im OneDrive-Webportal anmelden und einzelne Ordner oder Dateien herunterladen und lokal speichern. Diese Methode eignet sich eher für einzelne Sicherungsstände, ist aber nicht für regelmäßige Backups geeignet.
2. Sicherung über Synchronisation
Über die OneDrive-Synchronisation können Dateien lokal auf einem PC verfügbar gemacht werden. Wenn die Option „Immer auf diesem Gerät behalten“ aktiviert ist, liegen die Daten vollständig auf der lokalen Festplatte und können von dort auf ein NAS-System oder eine externe Festplatte kopiert werden. Dabei muss jedoch ausreichend Speicherplatz auf dem lokalen Gerät vorhanden sein.
3. Professionelle Backup-Lösung für Microsoft 365
Für Unternehmen empfiehlt sich eine dedizierte Backup-Lösung, die nicht nur OneDrive, sondern auch SharePoint, Teams und Exchange Online sichert. Diese Lösungen erstellen automatisierte Sicherungen aller Daten inklusive Berechtigungen und ermöglichen eine Wiederherstellung aus separaten Backup-Umgebungen, unabhängig von Microsoft 365.
Fazit:
OneDrive for Business ist ein zentraler Bestandteil von Microsoft 365 und wird häufig gleichzeitig als persönlicher Cloud-Speicher und als Synchronisationslösung für SharePoint-Daten genutzt. Genau diese doppelte Funktion führt in der Praxis oft zu Verwirrung und kann zu falschen Ablagestrukturen im Unternehmen führen. Richtig eingesetzt eignet sich OneDrive hervorragend für persönliche Arbeitsdateien, während gemeinsame Unternehmensdokumente in SharePoint besser aufgehoben sind. Wenn diese Trennung konsequent eingehalten wird und zusätzlich klare Regeln für Freigaben und Synchronisation bestehen, lässt sich OneDrive sicher und effizient im Unternehmensalltag nutzen.
Sie haben Fragen zu OneDrive oder Microsoft 365?
Wenn Sie unsicher sind, wie OneDrive for Business in Ihrem Unternehmen optimal eingesetzt wird oder Unterstützung bei der Einrichtung und Strukturierung benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail oder telefonisch – wir beraten Sie individuell und praxisnah.
Weiterführende Informationen zu
Microsoft 365 OneDrive vor Business
