Microsoft 365 Cloud – Planung, Migration und Betrieb für Unternehmen in Köln

Sicherer Umstieg in die Cloud für Unternehmen

Wir begleiten Sie von der ersten Planung bis zum laufenden Betrieb Ihrer Microsoft 365 Umgebung – praxisnah, sicher und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Als Kölner IT-Systemhaus mit jahrzehntelanger Erfahrung sorgen wir dafür, dass Ihre Cloud nicht nur funktioniert, sondern optimal zu Ihren Abläufen passt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Persönlicher Ansprechpartner von Anfang bis Betrieb
Einrichtung und Umzug komplett aus einer Hand
Sichere Einrichtung (z. B. Schutz vor unbefugtem Zugriff)
Unterstützung für Sie und Ihre Mitarbeitenden
Über 40 Jahre Erfahrung als IT-Systemhaus

Planung & Beratung

Ein erfolgreicher Umstieg beginnt mit einer guten Vorbereitung.
Wir beraten Sie verständlich und planen gemeinsam mit Ihnen:

Analyse Ihrer bestehenden Systeme und Anforderungen
Gemeinsame Planung der benötigten Mailadressen und Datenverzeichnisse
Auswahl der passenden Microsoft 365 Lizenzen – bedarfsgerecht und kosteneffizient
Abstimmung einer individuellen Zielstruktur für Ihre zukünftige Arbeitsumgebung

Für Sie bedeutet das: Keine unnötigen Kosten und keine komplizierten Lösungen.

Sicherheit & Struktur

Microsoft 365 ist nur so sicher wie seine Konfiguration.
Wir beraten Sie und implementieren u. a.:

Sicheres Anmelden mit zusätzlicher Bestätigung (z. B. per App)
Klare Zugriffsrechte: Wer darf was sehen und bearbeiten?
Schutz vor Datenverlust durch zusätzliche Datensicherung
Sinnvolle Grundeinstellungen für eine sichere Nutzung

Für Sie bedeutet das: Ihre Daten sind in der Cloud geschützt.

Einrichtung & Konfiguration

Wir übernehmen die technische Umsetzung vollständig für Sie:

Einrichtung Ihrer Microsoft 365 Umgebung (Tenant, Dienste, Benutzer)
Anlage und Konfiguration Ihrer Mitarbeitenden als Benutzerkonten
Strukturierung und Einrichtung von SharePoint und Teams
Anlegen passender Ordnerstrukturen und Vergabe der Zugriffsrechte

Für Sie bedeutet das: Eine sofort nutzbare, sauber strukturierte Arbeitsumgebung.

Migration Ihrer Daten

Ihre bestehenden Daten werden zuverlässig übernommen:

Migration von E-Mails, Kalendern und Kontakten (z. B. aus Outlook / Exchange)
Übertragung Ihrer Dateien und Ordnerstrukturen in die Microsoft 365 Cloud
Minimierung von Ausfallzeiten während der Umstellung

Für Sie bedeutet das: Kein Datenverlust und möglichst unterbrechungsfreies Arbeiten.

Unterstützung für Ihre Mitarbeitenden

Damit der Umstieg auch im Alltag funktioniert:

Unterstützung per Hotline und Fernwartung
Hilfe direkt bei Ihnen vor Ort (bei Bedarf)
Schnelle Klärung von Fragen im laufenden Betrieb

Für Sie bedeutet das: Sie haben immer einen Ansprechpartner für Ihre Fragen.

Schulung & Einführung

Wir machen Ihr Team fit für die neue Arbeitsweise:

Einführung in Microsoft 365 und die wichtigsten Funktionen
Praxisnahe Schulungen für Ihre Mitarbeitenden
Tipps für effizientes Arbeiten mit Teams, SharePoint & Co.

Für Sie bedeutet das: Ihre Mitarbeitenden nutzen die neuen Möglichkeiten effektiv.

Betrieb & langfristige Betreuung

Auch nach der Einführung sind wir an Ihrer Seite:

Sicherstellung des laufenden Betriebs Ihrer Cloud-Umgebung
Unterstützung bei Fragen, Problemen und Anpassungen
Weiterentwicklung Ihrer Microsoft 365 Nutzung

Für Sie bedeutet das: Ihre IT läuft zuverlässig im Hintergrund.

Microsoft 365 Cloud für Unternehmen, Vereine und Selbstständige in Köln

Ob Handwerksbetrieb, Architekturbüro, Verein oder mittelständisches Unternehmen – Microsoft 365 bietet die passenden Werkzeuge für moderne Kommunikation, gemeinsame Dateiverwaltung und standortunabhängiges Arbeiten. TRUK-Soft unterstützt Kunden in Köln und Umgebung bei der Einführung, Migration und Betreuung von Microsoft 365 – von der ersten Planung bis zum laufenden Support.

Durch unsere Erfahrung mit unterschiedlichsten Branchen können wir Microsoft 365 so einrichten, dass die Lösung optimal zu Ihren Arbeitsabläufen und Anforderungen passt.

Kleine und mittlere Unternehmen
Architekten und Ingenieurbüros
Handwerksbetriebe
Vereine und Verbände
Kirchliche Einrichtungen
Gemeinnützige Organisationen
Selbständige und Freiberufler

Microsoft 365 Betreuung im Großraum Köln

Wir unterstützen Unternehmen, Vereine und Selbstständige nicht nur in Köln, sondern auch im gesamten Rheinland. Zu unserem Einzugsgebiet gehören unter anderem Bonn, Leverkusen, Bergisch Gladbach, Frechen, Hürth, Brühl, Pulheim, Kerpen, Bergheim, Dormagen, Troisdorf, Sankt Augustin, Siegburg, Bornheim, Wesseling, Weilerswist und Erftstadt.
Dank Fernwartung können viele Aufgaben rund um Microsoft 365 schnell und unkompliziert online erledigt werden. Für Planung, Migration, Schulungen oder persönliche Beratung sind wir selbstverständlich auch direkt bei Ihnen vor Ort.

Ganzheitliche IT aus einer Hand

Als Systemhaus unterstützen wir Sie nicht nur bei Microsoft 365, sondern auch bei Ihrer gesamten IT-Infrastruktur:

Netzwerke und Serverlösungen
Einrichtung und Betreuung von Arbeitsplätzen (PCs & Notebooks)
Telefonanlagen und Kommunikation
Laufender IT-Service und Support
Persönlicher Ansprechpartner für Ihr gesamtes Projekt

Vorteil für Sie: Ein zentraler Ansprechpartner für Ihre gesamte IT – ohne Abstimmungsprobleme zwischen verschiedenen Dienstleistern.

Erfahrung & Vertrauen

Ergebnis: Erfahrung, auf die Sie sich verlassen können – von der ersten Planung bis zum laufenden Betrieb.

Seit 1985 erfolgreich als Kölner IT-Dienstleister tätig
Über 10 Jahre Erfahrung mit Cloud-Projekten und Migrationen
Betreuung von über 600 Usern/Postfächern in Microsoft Cloud Umgebungen
Betreuung von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Köln und Umgebung
Persönlicher Ansprechpartner für Ihr gesamtes Projekt

„TRUK-Soft ist seit vielen Jahren ein verlässlicher Partner an unserer Seite. Schnell erreichbar, lösungsorientiert und mit einem echten Verständnis für unsere Anforderungen als Verband.“
Christiane Fuchs-Pellmann
Bundesgeschäftsführerin
Katholischer Deutscher Frauenbund e.V. (KDFB)
Kunde seit 2005, 7 Arbeitsplätze
IT-Service, MS-365 Cloud, Server & Netzwerk, Hard- & Software, IT-Security, Cloud-Telefonanlageen.

„Termine mit Herrn Röhrig oder Herrn Habel sind bis heute angenehm. Alle meine Mitarbeitenden fühlen sich stets wertschätzend und entgegenkommend abgeholt.“
Günther Bergmann
Leiter der Beratungsstelle
Katholische Beratungsstelle für Ehe-, Familien- und Lebensfragen in Köln
Kunde seit 1997, 10 Arbeitsplätze
MS-365 Cloud, IT-Service, Cloud-Telefonanlage, Hard- & Software

Sie möchten Microsoft 365 einführen
oder Ihre bestehende Umgebung verbessern?

Dann sprechen Sie mit uns – wir erklären Ihnen alles verständlich und zeigen Ihnen die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

Schreiben Sie uns:

info@truk-soft.de

Rufen Sie uns an:

0221 – 934 723 0

FAQ zur Microsoft 365 Migration

Microsoft 365 gibt es in verschiedenen Paketen, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Die wichtigsten für Unternehmen sind:
Microsoft 365 Business Basic
E-Mail, Kalender, Speicherplatz für Dokumente und Online-Zusammenarbeit (z. B. Teams), aber keine installierbaren Office-Programme
Microsoft 365 Apps for Business
Die klassischen Office-Programme (Outlook, Word, Excel etc.) zur Installation, aber ohne die Online-Dienste für E-Mail und Speicherplatz für Dokumente
Microsoft 365 Business Standard
Kombination aus E-Mail, Speicherplatz für Dokumente, Zusammenarbeitstools und dem Office-Paket
Microsoft 365 Business Premium
Zusätzlich erweiterte Sicherheitsfunktionen und Geräteverwaltung

👉 Welche Lizenz sinnvoll ist, hängt stark davon ab, wie Sie arbeiten.
Wir beraten Sie so, dass Sie nur das bezahlen, was Sie wirklich brauchen.

Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Datenmenge ab.
– Kleine Umgebungen: oft innerhalb von 1–3 Tagen
– Größere Projekte: mehrere Tage bis wenige Wochen

Die Umstellung kann auch in mehreren Abschnitten erfolgen. Zum Beispiel im ersten Schritt die Outlook-Daten, also E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Und im zweiten Schritt dann die Dokumente wie Word- und Excel-Dateien, PDFs und Bilder.
Wichtig:
Die eigentliche Umstellung erfolgt in der Regel so, dass Sie weiterarbeiten können und kaum Ausfallzeiten haben.

In den meisten Fällen: Ja, aber nur sehr kurzzeitig. Wir benötigen für die Migration der Outlook-Daten und Einrichtung des Zugriffs auf den Cloud-Speicher etwa eine Stunde pro Arbeitsplatz.
Wir planen die Umstellung so, dass:
– E-Mails weiterhin ankommen
– Ihre Daten sicher übertragen werden
– der Wechsel möglichst unbemerkt abläuft

Ihre bestehenden Inhalte werden vollständig übernommen:
– Aus Outlook die E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben
– Ihre Ordnerstruktur und alle Dateien und Dokumente mit Berechtigungen
👉 Ihre gewohnte Struktur bleibt erhalten – Sie finden sich sofort wieder zurecht.

Das ist eine der häufigsten Fragen – und wichtig für die tägliche Arbeit. Und leider auch sehr verwirrend, weil Microsoft hier denselben Namen (OneDrive) für zwei völlig verschiedene Sachen nutzt.
OneDrive (persönlicher Speicherplatz)
– Für jeden einzelnen Mitarbeitenden 1 TB Cloud-Speicher
– Ideal für persönliche Dateien oder Entwürfe
– Kann mit dem eigenen Computer synchronisiert werden
OneDrive als „Synchronisations-Tool“
Mit der OneDrive-Synchronisation kann der persönliche Speicherplatz (OneDrive) und die Ordner vom SharePoint-Server zwischen Cloud und PC abgeglichen werden.
Dadurch können Sie Dateien wie gewohnt im Explorer öffnen
SharePoint (gemeinsame Ablage)
– Für die Unternehmensdaten und Dokumente
– Gemeinsame Dateien und Ordner
– Zentrale Zusammenarbeit mit klaren Berechtigungen
👉 Einfach gesagt:
OneDrive = „Mein Speicher“
SharePoint = „Unser gemeinsamer Speicher“
Wir helfen Ihnen, eine Struktur aufzubauen, die im Alltag wirklich funktioniert.

Neben den normalen E-Mail-Postfächern für Mitarbeitende gibt es weitere sinnvolle Varianten:
Benutzerpostfach
→ Klassisches persönliches E-Mail-Konto
Gemeinsames Postfach (z. B. info@ oder support@)
→ Mehrere Personen greifen darauf zu
→ Ideal für zentrale Adressen
Ressourcenpostfach
→ Für Räume oder Geräte (z. B. Besprechungsräume)
→ Kann für Terminbuchungen genutzt werden
Verteilergruppen
→ Jeder, der Mitglied der Gruppe ist, bekommt die Mails in seinen eigenen Posteingang

👉 Wir richten die passenden Postfächer für Ihre Abläufe ein.

DNS-Einträge sind technische Einstellungen Ihrer Domain (z. B. ihre-firma.de).
Sie sorgen dafür, dass E-Mails, Ihre Webseite und Dienste korrekt funktionieren.
Für die Umstellung müssen einige Einträge auf Ihrem Internet-Domainserver angepasst werden. Der ist in der Regel über das Kundenkonto ihres Anbieters (z.B. Strato, 1&1 IONOS oder Host Europe) erreichbar. Dabei handelt es sich um den MX-Eintrag und verschiedene CNAME und TXT-Einträge wie den Mircosoft-Code, Autodiscover, SPF und DKIM. Entweder wir nennen Ihnen die benötigten Einträge und Sie kümmern sich um die Eintragung oder Sie gewähren uns den Zugang zu Ihrem Internet-Domainserver und wir übernehmen die komplette Einrichtung und prüfen alles sorgfältig.

Ja, selbstverständlich unterstützen wir Sie auch nach der Einrichtung.
Wir bieten:
– Laufende Betreuung Ihrer Microsoft 365 Umgebung
– Unterstützung bei Fragen und Problemen
– Hilfe für Ihre Mitarbeitenden
– Weiterentwicklung Ihrer IT
👉 Sie haben langfristig einen festen Ansprechpartner.

Microsoft 365 eignet sich besonders für:
Kleine und mittelständische Unternehmen
Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden
Firmen, die flexibel (auch mobil oder im Homeoffice) arbeiten möchten
👉 Wir passen die Lösung genau an Ihre Anforderungen an.

Die einzelnen Schritte für eine Cloud-Migration sehen in den meisten Fällen so aus:
– Fragen und Möglichkeiten klären, detailliertes Angebot erhalten
– Planung und Abstimmung der Postfächer und Ordnerstruktur
– Einrichten der MS-365 Umgebung mit Usern und Berechtigungen
– Anpassen der DNS-Einträge an Ihrem Internet-Server
– Umzug der vorhandenen Daten in die neue Cloud-Umgebung
– Einrichten der neuen Postfächer, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zugriff auf die Dokumente an den Arbeitsplätzen
– Einweisung und Schulung der Mitarbeitenden
– Dokumentation der Einstellungen und Postfächer
👉 Wir passen die Lösung genau an Ihre Anforderungen an.