Welche Anwendungen und Daten sollten nicht in SharePoint oder OneDrive gespeichert werden?
Viele Unternehmen möchten ihre gesamte Datenablage nach Microsoft 365 verlagern. Dokumente werden in SharePoint Online gespeichert, persönliche Dateien in OneDrive synchronisiert und gemeinsam bearbeitet. Für Office-Dokumente funktioniert dieses Konzept hervorragend.
Doch nicht jede Software ist für die Arbeit mit synchronisierten Cloud-Ordnern geeignet. Einige Anwendungen erwarten einen klassischen Dateiserver mit dauerhaftem Direktzugriff auf alle Dateien. Werden deren Projekte stattdessen über OneDrive oder SharePoint synchronisiert, können beschädigte Dateien, Synchronisationskonflikte oder erhebliche Performance-Probleme auftreten.
Gerade CAD-, Grafik-, Datenbank- oder Spezialanwendungen sollten deshalb vor einer Migration sorgfältig geprüft werden.
CAD-Programme
(z. B. AutoCAD)
Das Problem:
CAD-Dateien bestehen häufig aus vielen miteinander verknüpften Zeichnungen (XRefs), Bibliotheken und Vorlagen. Außerdem arbeiten oft mehrere Konstrukteure gleichzeitig an einem Projekt.
Die Ursache:
AutoCAD ist für klassische Netzwerkfreigaben entwickelt worden. SharePoint und OneDrive arbeiten dagegen über einen Synchronisationsmechanismus und nicht über ein echtes SMB-Netzlaufwerk. Dateisperren und Querverweise funktionieren dadurch nicht immer zuverlässig.
Die Lösung:
Ein lokaler Windows-Server oder eine leistungsfähige NAS mit SMB-Dateifreigaben ist für klassische CAD-Projekte meist die beste Lösung. Alternativ bieten Hersteller wie Autodesk eigene Cloud-Lösungen (z. B. BIM Collaborate Pro) an.
Adobe-Programme
(z. B. InDesign, Photoshop)
Das Problem:
InDesign-Projekte bestehen aus der eigentlichen Dokumentdatei sowie zahlreichen verknüpften Bildern, Schriften und anderen Ressourcen. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig, können Verknüpfungen oder Sperrdateien Probleme verursachen.
Die Ursache:
Während der Bearbeitung legt InDesign temporäre Sperrdateien an und erwartet, dass alle Projektdateien jederzeit mit identischen Pfaden erreichbar sind. Die Synchronisation über OneDrive kann hierbei zu Konflikten führen.
Die Lösung:
Projektordner sollten vollständig lokal verfügbar sein („Immer auf diesem Gerät behalten“). Für Teams empfiehlt sich ein zentraler Dateiserver oder eine professionelle NAS. Adobe bietet außerdem die Möglichkeit, InDesign-Dokument in ihrer eigenen Adobe-Cloud zu speichern.
Microsoft Access und andere dateibasierte Datenbanken
Das Problem:
Access-Datenbanken (.accdb/.mdb) sind nicht für den Betrieb innerhalb eines synchronisierten OneDrive- oder SharePoint-Ordners ausgelegt.
Die Ursache:
Access arbeitet mit permanenten Dateisperren und sehr vielen kleinen Lese- und Schreibzugriffen. Der Synchronisationsclient versucht jedoch fortlaufend, Änderungen mit der Cloud abzugleichen.
Die Folge:
Es kann zu Synchronisationskonflikten, beschädigten Datenbanken oder Datenverlust kommen.
Die Lösung:
Access-Datenbanken sollten auf einem Windows-Dateiserver oder einer NAS mit SMB-Freigaben gespeichert werden. Für größere Anwendungen empfiehlt sich ohnehin der Einsatz eines Datenbankservers wie Microsoft SQL Server.
Geoinformationssystem / GIS
(z. B. ArcGIS oder QGIS)
Das Problem:
GIS-Projekte bestehen häufig aus vielen zusammengehörenden Dateien, die jederzeit exakt zueinander passen müssen.
Die Ursache:
OneDrive und SharePoint synchronisieren diese Dateien nicht zwangsläufig gleichzeitig. Dadurch können einzelne Bestandteile eines Projekts unterschiedliche Versionsstände besitzen.
Die Folge:
Layer fehlen, Karten lassen sich nicht öffnen oder Geodaten werden fehlerhaft dargestellt.
Die Lösung:
GIS-Projekte sollten auf einem lokalen Dateiserver oder einer schnellen NAS gespeichert werden. Viele professionelle GIS-Lösungen bieten außerdem eigene Enterprise- oder Cloud-Datenbanken für die gemeinsame Bearbeitung an.
Audio- und Videoschnitt
(z. B. Premiere Pro, DaVinci Resolve, Cubase)
Das Problem:
Video- und Audioprojekte erzeugen während der Bearbeitung ständig temporäre Dateien, Render-Caches und Vorschaudateien.
Die Ursache:
Der Synchronisationsclient versucht diese Dateien permanent mit der Cloud abzugleichen. Gleichzeitig benötigen Schnittprogramme eine sehr hohe und konstante Datenübertragungsrate.
Die Folge:
Die Bearbeitung wird langsamer, Projekte reagieren verzögert oder Medienverknüpfungen gehen verloren.
Die Lösung:
Projektdateien und Medien sollten während der Bearbeitung auf einem lokalen Server oder einer performanten NAS liegen. Erst abgeschlossene Projekte eignen sich für die Archivierung in SharePoint oder OneDrive.
Softwareentwicklung
(Visual Studio, IntelliJ, VS Code)
Das Problem:
Entwicklungsprojekte enthalten häufig zehntausende Dateien, die während des Kompilierens permanent erstellt, geändert und wieder gelöscht werden.
Die Ursache:
Diese Arbeitsweise passt nicht zum Synchronisationsprinzip von OneDrive. Zusätzlich enthalten viele Projekte automatisch erzeugte Ordner, die gar nicht synchronisiert werden sollten.
Die Folge:
Synchronisationsfehler, Performanceprobleme oder unnötig große Cloud-Speicher entstehen.
Die Lösung:
Entwicklungsprojekte sollten lokal oder auf einem Dateiserver gespeichert werden. Die Zusammenarbeit erfolgt stattdessen über Versionsverwaltungssysteme wie Git. SharePoint eignet sich eher für Dokumentationen als für den eigentlichen Quellcode.
Komplexe Excel-Arbeitsmappen
Das Problem:
Einfache Excel-Dateien funktionieren in SharePoint hervorragend. Schwieriger wird es bei Makros, Power Query, Power Pivot oder umfangreichen externen Verknüpfungen.
Die Ursache:
Viele dieser Funktionen wurden ursprünglich für lokale Dateien oder Netzwerkfreigaben entwickelt und arbeiten im Zusammenspiel mit Synchronisation und Co-Authoring nicht immer zuverlässig.
Die Folge:
Verknüpfungen funktionieren nicht mehr korrekt, Makros melden Fehler oder es entstehen Synchronisationskonflikte.
Die Lösung:
Solche Arbeitsmappen sollten möglichst auf einem lokalen Dateiserver oder einer NAS gespeichert werden. Langfristig lohnt sich oft die Umstellung auf moderne Lösungen wie Power BI, Microsoft Lists oder SQL-Datenbanken, sofern dies fachlich möglich ist.
Fazit:
Alle genannten Programme wurden ursprünglich für klassische Windows-Dateifreigaben (SMB-Netzlaufwerke) entwickelt. SharePoint und OneDrive sind dagegen Dokumentenmanagement- und Synchronisationslösungen.
Für Office-Dokumente funktioniert dieses Konzept hervorragend. Anwendungen, die permanent auf Dateien zugreifen, temporäre Dateien erzeugen oder komplexe Dateisperren benötigen, sind dagegen meist auf einen lokalen Windows-Server oder zumindest eine leistungsfähigen NAS-Server angewiesen.
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