Microsoft 365 Exchange Online: Das Zuhause für E-Mails, Kalender und Kontakte
Exchange Online bildet das Kommunikationszentrum von Microsoft 365. Hier werden E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Besprechungen sicher in den Microsoft-Rechenzentren gespeichert und verwaltet.
Viele Unternehmen nutzen Exchange Online täglich, kennen jedoch die technischen Möglichkeiten und Grenzen nur teilweise. Welche Postfachtypen gibt es? Wie groß darf ein Postfach werden? Was passiert bei versehentlich gelöschten E-Mails? Und wie können große Dateien sicher versendet werden?
Dieser Fachartikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Microsoft Exchange Online und erklärt praxisnah, wie Unternehmen ihre E-Mail-Infrastruktur effizient und sicher betreiben können.
Wie kann ich auf die Mails, Kalender und Kontakte zugreifen?
Sie können sich ihr Konto natürlich in Oulook (classic oder New) einrichten und dort mit Ihren Mails, Kalender, Kontakten und Aufgaben arbeiten. Im Browser (z.B. Firefox, Edge oder Google Chrome) können Sie die Seite outlook.com aufrufen, und sich dort mit Ihren Kontodaten (Mailadresse und Passwort) anmelden.
Außerdem können Sie sich Ihr Konto auf Ihrem Smartphone und Tablet einrichten, und dort mit Ihren Mails, Kalender und Kontakten arbeiten.
Welche “Postfachtypen” gibt es bei Microsoft 365 im Exchange Server?
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Konto- und Adress-Typen. Vom kostenpflichtigen Benutzerkonto Über kostenlose Verleilergruppen, Aliase, Freigegebene Postfächer und noch einige mehr.
Für diese Frage lohnt es sich, eine eigene Seite zu erstellen. Und die finden Sie hier:
Übersicht Postfach- und E-Mailtypen in Microsoft 365
Praxisratgeber Postfach- und E-Mailtypen in Microsoft 365
Wieviel Speicherplatz habe ich in meinem Mailpostfach zur Verfügung?
Jeder Benutzer hat 50 GB Speicherplatz in seinem E-Mail Postfach zur Verfügung.
Was kann ich tun, wenn mein Postfach bald voll ist?
Ab 49 GB erhalten Nutzer eine Warnung, und bei exakt 50 GB wird das Senden und Empfangen blockiert. Sie können Mails löschen, archivieren oder Speicherplatz dazu kaufen.
Wie kann ich den Speicherplatz von Outlook erweitern?
Variante 1: Der Administrator kann das kostenlose In-Place Archive (In-App-Archivierung) einschalten. Sie erhalten ein zweites, separates Postfach (das „Online-Archiv“), das direkt in Ihrem Outlook-Ordnerbaum unterhalb Ihres Hauptpostfachs erscheint. In den Tarifen Business Basic und Standard haben Sie damit zusätzliche 50 GB im Archiv zur Verfügung. Im Tarif Business Premium bis zu 1,5 TB.
Variante 2: Sie können Exchange Online (Plan 2) mit zusätzlichen 50 GB Speicherplatz hinzu buchen. So haben Sie in ihrem normalen Outlook-Postfach 100 GB Speicher zur Verfügung.
Wie groß darf eine Mail mit Anhängen, die ich versenden oder empfangen möchte, maximal sein?
Das Maximum für die Größe einer E-Mail (inklusive Text und Anhängen) beim Senden und Empfangen liegt bei Microsoft 365 standardmäßig bei 35 MB. Der Administrator kann das Standardlimit von 35 MB im Exchange Admin Center flexibel auf bis zu 150 MB heraufsetzen.
Achtung: Eine Datei wird als Anhang einer Mail etwa 35% größer. Damit eine Datei bei der Standardeinstellung noch versendet werden kann, sollte sie nicht größer als 25 MB sein.
Und auch dann ist nicht gesagt, dass die Mail mit dem großen Anhang beim Empfänger ankommt, da sein Mailsystem ein kleineres Empfangslimit haben kann.
Wie kann ich dann größere Dateien verschicken?
Wenn Sie Dateien versenden müssen, die das Limit überschreiten, sollten Sie die Datei nicht direkt an die E-Mail anhängen. Laden Sie die Datei stattdessen auf Ihr OneDrive oder den SharePoint hoch. Klicken Sie auf Teilen und erstellen Sie einen Freigabe-Link. Fügen Sie diesen Link in Ihre E-Mail ein. Auf diese Weise kann der Empfänger selbst Dateien, die mehrere Gigabyte groß sind (bis zu 250 GB), direkt über seinen Browser sicher herunterladen.
Wie lange kann ich Mails wieder herstellen, wenn ich den Papierkorb bereits gelehrt habe
Wenn Sie den Ordner „Gelöschte Elemente“ (den Papierkorb) in Outlook oder Outlook im Web bereits geleert haben, sind die E-Mails nicht sofort endgültig verloren. Sie wandern in einen versteckten, zweiten Papierkorb – den Ordner für „Wiederherstellbare Elemente“. Dort bleiben die E-Mails standardmäßig für 14 Tage gespeichert und können vom User selber wieder hergestellt werden. Diese 14 Tage-Frist kann vom Administrator grundsätzlich auf 30 Tage erhöht werden.
Wie kann ich ein einfaches, manuelles Backup meiner Outlook-Daten erstellen?
Das funktioniert in Outlook Classic, aber leider nicht in dem neuen Outlook: Öffnen Sie Ihr Outlook (classic) und klicken Sie ganz oben links auf Datei -> Öffnen und Exportieren -> Importieren/Exportieren -> In Datei exportieren -> Outlook-Datendatei (.pst) -> oben das Postfach anklicken -> Weiter -> Ordner auswählen und Name vergeben (z.B. Backup-2026-06-23.pst) -> Fertig stellen -> gegebenenfalls Kennwort vergeben -> OK.
Kopieren Sie die Backupdatei dann am besten auf ein anderes Gerät, wie z.B. einer USB-Festplatte.
Sie haben noch Fragen zu Microsoft 365 Exchange Online?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung, Konfiguration und Einrichtung Ihrer Microsoft 365 Umgebung.
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