Wer hat die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD-Regeln?

Der Unternehmer muss dafür sorgen, dass die Regeln eingehalten werden. Und da reicht es leider nicht, dem Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen zu übergeben. Auch vorgelagerte Prozesse wie das Warenwirtschaftssystem, das Schreiben der Rechnungen oder per Mail erhaltene Bestellungen fallen unter die GoBD.

Wer prüft die Einhaltung der GoBD-Regeln?

Bei einer Steuer- bzw. Betriebsprüfung wird in Zukunft sicherlich auch überprüft, ob die steuerrelevanten, elektronischen Dokumente GoBD-konform archiviert wurden, ob die Verfahrensdokumentation den Regeln entspricht bzw. eingehalten wurde und regelmäßig kontrolliert wird.

Welche Dokumente umfasst die neue Regel?

Alle buchhaltungsrelevanten Dokumente, die elektronisch erzeugt wurden oder die auf elektronischem Wege zugestellt wurden. Also beispielsweise Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel.

Zusätzlich aber auch Daten aus sogenannten Vor- und Nebensystemen. Das betrifft in erster Linie elektronische Kassensysteme, aber auch Warenwirtschaftssysteme, Mails, Zeiterfassung, Materiallisten, Datenbanken, … also alle Daten, die zu Geschäftsvorfällen gehören oder diese erklären können.

Warum kann ich die Dokumente nicht einfach ausdrucken und abheften?

Die Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Und bei einem elektronisch erzeugten Dokument ist eben die Datei das Original.

Muss ich auch E-Mails archivieren?

Sie müssen alle Mails, die die Funktion eines Buchungsbeleges oder eines Handels- oder Geschäftsbriefes haben, elektronisch aufbewahren. Und, … Sie ahnen es schon, … Sie müssen diese revisionssicher archivieren. Es reicht also nicht, diese Mails in Outlook in einen bestimmten Ordner zu schieben. Denn dort könnten Sie die ja auch einfach wieder löschen.

Was gehört in die Verfahrensdokumentation?

Aus der Verfahrensdokumentation muss ein sachverständiger Dritter, also ein Prüfer, in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie die Erstellung, Speicherung und Buchung von buchhaltungsrelevanten Daten technisch und organisatorisch geregelt sind. Folgende Unterlagen sind hierzu hilfreich:

Allgemeine Beschreibung

Technische Systemdokumentation:

• Welche Computer, welche Software mit welchem Systemstand kommen zum Einsatz?

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Aus diesen Unterlagen muss ein sachverständiger Dritter, also ein Prüfer, in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie die Erstellung, Speicherung und Buchung von buchhaltungsrelevanten Daten technisch und organisatorisch geregelt ist.

Abkürzungen, Ziffern oder genutzte Symbole sollten erklärt werden.

Änderungen an der Organisation oder der eingesetzten Software müssen dokumentiert werden.

Alle Prozesse, Prozessabläufe, organisatorischen Regelungen sind in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren. Es ist also ein Nachweis zu führen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erfüllt sind. Dazu gehört auch die Beschreibung der Verantwortlichkeiten und des Internen Kontrollsystems (IKS) sowie der eingesetzten Hard- und Software.

Wie kann eine Lösung für ein kleines, mittelständisches Unternehmen aussehen?

Der technische Knackpunkt ist, dass die elektronischen Belege revisionssicher archiviert werden. Also alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und auch die dahin führenden Dokumente wie Bestellungen, Reklamationen, Zeiterfassung, usw. Das können PDF-Dateien, oder auch Excel-Listen, Word-Dokumente oder E-Mails sein.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Sie erhalten eine Rechnung per Mail. Diese legen Sie elektronisch in einem Verzeichnis ab und drucken sie aus. Dann machen Sie auf dem Ausdruck einen Buchungsvermerk. Gemäß der GoBD dürfen Sie Papierbelege digitalisieren, aber wenn der Beleg digital ist, müssen alle Nachfolgeversionen ebenfalls wieder digital sein. Digitale Belege müssen also digital verarbeitet werden.

Was bedeutet das – in diesem Beispiel?

• Der veränderte Papierbeleg muss wieder eingescannt und als ‚Version 2‘ des Ursprungsbeleges gekennzeichnet und elektronisch abgelegt werden.
• In der Verfahrensdokumentation wäre zu erläutern, wie dieser Vorgang stattfindet.
• Im internen Kontrollsystem ist zu definieren, wie Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter diesen Vorgang auch gemäß der Vorgabe durchführen und wie Sie dieses Vorgehen prüfen.